1. Khảo sát địa điểm dự định tổ chức:

Khác với những sự kiện khác, sự kiện tour du lịch team buiding được tổ chức chủ yếu với mục đích gắn kết các thành viên trong team nên thường được tổ chức ngoài trời, tại một địa điểm rộng rãi. Vì vậy để tránh những sai lầm không đáng có, người tổ chức sự kiện nên khảo sát trước địa điểm dự định diễn ra chương trình.

Theo đó, các trò chơi ở vùng biển sẽ khác với vùng núi, đồi, người tổ chức cần xem xét tính phù hợp và tương thích của hoạt động với địa hình để thiết kế trò chơi phù hợp. Ngoài ra, trước khi thực sự tiến hành một trò chơi, bạn cũng cần khảo sát kỹ lưỡng địa điểm một lần nữa, xác định không có bất cứ điều gì có thể làm ảnh hưởng đến an toàn của đội.

2. Luôn có kế hoạch dự phòng khi thời tiết xấu

Như đã nói ở trên, các hoạt động tour du lịch tổ chức team building chủ yếu được thực hiện ở ngoài trời. Chính vì vậy, yếu tố thời tiết sẽ mang đến những ảnh hưởng lớn, để tránh tình trạng thời tiết thay đổi bất chợt và sự kiện bị hủy, các nhà tổ chức sự kiện khi thực hiện cần luôn luôn có kế hoạch dự phòng khi thời tiết xấu.

Phương án dự phòng có thể là những hoạt động ngoài trời mưa hoặc trong nhà nếu không thể ra ngoài. Việc chuẩn bị sẵn những phương án dự phòng sẽ cho  thấy sự chuyên nghiệp của người tổ chức.

3. Lên kế hoạch chi tiết, lập danh sách rõ ràng các việc cần làm

Không chỉ các sự kiện có tầm cỡ quy mô lớn mới cần danh sách việc cần làm mà tất cả các sự kiện đều cần phải có, danh sách việc cần làm giúp việc thực hiện chương trình trơn tru và hiệu quả hơn, hạn chế các tình huống bất ngờ phát sinh.
Ngoài ra, danh sách những việc cần làm còn giúp bạn bao quát được các công việc và thứ tự thực hiện, các vật dụng cần mua, nhân sự cần bố trí để không bị lập cập trong quá trình tổ chức như thiếu dụng cụ trò chơi, không có nhân sự hỗ trợ,...

4. Xâu chuỗi nhiều hoạt động trong chương trình

Các hoạt động trong chương trình cần được gắn kết và xâu chuỗi với nhau theo một kịch bản hay một chủ đề nhất định. Bạn có thể xây dựng một câu chuyện từ đầu cho đến lúc kết thúc: đi tìm kho báu cướp biển hay dựa theo câu chuyện cổ tích nào đó... Hơn nữa, tổ chức team building cũng cần có chủ đề và giao diện riêng để các trò chơi, nội dung, hay phần trang trí hình ảnh có thể tạo ấn tượng cho người tham gia.

5. Rút ra bài học kinh nghiệm sau mỗi trò chơi

Đây được xem là bước quan trọng để định hướng các bước phát triển sau này của mỗi thành viên trong tổ chức hay doanh nghiệp. Những trò chơi team building không chỉ đem lại sự hứng thú cho người tham gia mà qua đó còn truyền tải những thông điệp khác: rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm, thúc đấy sự tự tin, phát huy khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân… Tuy vậy, cũng có rất nhiều chương trình team building không hướng đến những mục đích này, mà chỉ xoay quanh sự thắng thua thường thấy, không mang đúng ý nghĩa của tổ chức tour du lịch team building.

Chính vì vậy, sau khi kết thúc mỗi trò chơi, người tổ chức nên đưa ra mục đích trò chơi là gì, mỗi đội hay cá nhân đã làm được những gì, những bài học và kinh nghiệm tổ chức team building nào cần rút ra để người chơi có thể hiểu thêm về phần chơi mình vừa tham gia.

Xem thêm -> Xu hướng tổ chức tour du lịch team building năm 2023

5. Tạo ra không gian chiêm nghiệm cuối chương trình

Nhiều người tổ chức cũng vô tình bỏ qua khâu tổng kết chương trình, làm cho chương trình team building trở thành một chuyến ăn chơi đơn thuần và không để lại được nhiều ấn tượng. Vì vậy, nên có một cuộc trao đổi và mọi người cùng nhau nói lên những suy nghĩ của mình. Đó có thể là những cảm nhận riêng, bài học có được từ chuyến đi, hay là những nét tính cách mới phát hiện ra từ đồng nghiệp… Từ những giây phút này, sẽ giúp mỗi cá nhân hiểu rõ về hiệu quả của việc tổ chức tour du lịch team building.

Việc tổ chức team building đòi hỏi người tổ chức phải có định hướng rõ ràng và thống nhất trong mục tiêu để đạt hiệu quả và đem đến sự thành công cao nhất cho sự kiện.

6. Những Rủi ro thường gặp:

Rủi ro về mặt nhân lực

Nhân lực được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu trong bất cứ công việc nào và trong team building cũng vậy. Nhân lực ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của hoạt động team building bởi từng khâu tổ chức team building đều có sự tác động của con người.

Một chương trình team building cần có đội ngũ nhân lực tối thiểu như: người chịu trách nhiệm tổ chức; MC; nhân viên âm thanh, ánh sáng, sân khấu; đội đạo cụ… Do đó, cần:

– Huy động nhân lực đủ dùng, không thừa, không thiếu

– Giao việc cho các cá nhân có đủ năng lực, trách nhiệm

– Đào tạo nhân sự hợp lý để có kỹ năng xử lý nhanh chóng nếu có rủi ro xảy ra

– Động viên tinh thần, đảm bảo nhân viên có tâm lý tốt nhất, tránh gây ảnh hưởng tới công việc.

Rủi ro về đạo cụ sử dụng

Đạo cụ là phần không thể không có trong mỗi trò chơi. Tùy theo tính chất trò chơi team building, mà đạo cụ được sử dụng nhiều hay ít, đơn giản hay phức tạp, rẻ tiền hay đắt tiền. Đôi khi, việc thiếu hoặc gãy đạo cụ mang đến những rắc rối không đáng có cho ban tổ chức. Vì thế, người tổ chức team building uy tín cần phải:

– Tổng hợp danh sách các trò chơi định tổ chức và các đạo cụ đi kèm với số lượng cụ thể.

– Chuẩn bị đạo cụ theo danh sách và có số lượng nhiều thêm đề phòng trường hợp phát sinh.

– Kiểm tra lại chất lượng đạo cụ trước khi chơi để đảm bảo chất lượng

Rủi ro về thời gian

Các vấn đề về thời gian gặp phải do người tổ chức không biết phân bổ thời gian cho hợp lý. Ngoài ra, cũng có thể là do ước lượng thời gian không chính xác cho từng khâu chuẩn bị khiến việc tổ chức bị chồng chéo, mất thời gian.

Để có thể khắc phục tình trạng này, người tổ chức team building chuyên nghiệp có thể:

– Lên kế hoạch và timeline cụ thể và đảm bảo timeline phù hợp với từng đầu việc: khâu lên ý tưởng, triển khai, thời gian cho từng trò chơi,…

– Xác định được thứ tự ưu tiên cho từng việc

– Luôn có thời gian và phương án dự phòng nếu gặp phải những tình huống phát sinh

– Lựa chọn thời điểm phù hợp để tổ chức

– MC cần linh hoạt trong mỗi trò chơi

Rủi ro về thời tiết

Mặc dù là yếu tố khách quan nhưng thời tiết tác động rất nhiều đến chương trình team building. Các yếu tố xấu có thể xảy ra như: mưa bão, gió lớn, sóng to… có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chương trình tổ chức team building nên người tổ chức cần hết sức lưu ý.

Một số giải pháp để người tổ chức team building có thể tham khảo như:

– Theo dõi, cập nhật thời tiết địa phương và có địa điểm dự phòng khác nếu phát sinh sự cố

– Chuẩn bị những dụng cụ che chắn cần thiết như: phông, bạt, ô…

– Chuẩn bị trước kế hoạch dự phòng

Để biết thêm thông tin chi tiết và hỗ trợ tư vấn về tổ chức tour du lịch team building, hãy liên hệ BI Travel. Điện thoại: 08 8624 8000 - Hotline: 0987 46 68 85

Email: [email protected]

BI Travel sưu tầm và tổng hợp