Như đã giới thiệu ở phần 1, BI Travel xin tiếp tục chia sẻ phần tiếp theo về CÁCH

TỔ CHỨC DU LỊCH TEAM BUILDING CHO DOANH NGHIỆP

B. Các bước thực hiện chi tiết  

Sau khi đã lập kế hoạch thì hãy bắt tay vào thực hiện chi tiết để có một chương trình du lịch team building thành công. Cần thực hiện từng bước chi tiết, đồng thời thường xuyên kiểm tra lại kỹ càng trong quá trình thực thi để bám sát ngân sách và mục tiêu của chương trình.

5. Truyền thông rộng rãi trong công ty

Bước đầu tiên phải tiến hành khi bắt tay thực hiện chi tiết chương trình team building chính là việc truyền thông nội bộ rộng rãi cho mọi thành viên trong công ty về chương trình sắp tới. Việc truyền thông sẽ ảnh hưởng đến việc những người đăng ký có thực sự muốn đi hoặc hào hứng rủ thêm những người khác hay không.

Ngoài việc truyền thông về chương trình, hãy kêu gọi cả những tiết mục “cây nhà lá vườn” của chính những thành viên trong công ty. Càng nhiều tiết mục đóng góp sẽ càng tạo thêm sự gắn bó, gắn kết giữa các thành viên tạo cho chuyến tổ chức du lịch Team Building ý nghĩa hơn.

Thường một chương trình team building là để gắn kết, vì thế nếu truyền thông của ban tổ chức có thể vận động được tất cả mọi người tham gia là chương trình đã thành công một nửa.

6. Tạo danh sách thành viên tham dự

tạo danh sách thành viên tham dự là việc tiên quyết trước khi bắt đầu quyết định việc thuê xe mấy chỗ, ở bao nhiêu phòng, đặt nhà hàng có sức chứa bao nhiêu người… Cần phải xác định rõ số lượng người tham dự có những ai, bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có đi kèm với gia đình hoặc người thân hay không…

Có bao nhiêu người tham dự phụ thuộc vào việc truyền thông nội bộ về chương trình team building sắp tới có thực sự hiệu quả hay không? Từ đó rút ra được những kinh nghiệm và sửa đổi.

7. Lựa chọn phương tiện di chuyển và đặt phòng nghỉ

Dựa vào số lượng thành viên, địa điểm tổ chức và chi phí dự kiến mà lựa chọn phương tiện di chuyển phù hợp cho cả đoàn.

Cũng giống như phương tiện di chuyển, tùy vào số lượng thành viên và chi phí dự kiến cho mục này để có thể đặt được phòng nghỉ.

Trước tiên phải xác định thành viên đi có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ, có bao nhiêu người muốn ở riêng tư, có ai là gia đình muốn ở cùng nhau…Từ đó có thể liệt kê ra số phòng. Sau cùng là lựa chọn Resort, khách sạn, nhà nghỉ hoặc homestay phù hợp với chi phí và số lượng phòng dự kiến.

Lưu ý: việc đặt phòng nghỉ phải được thực hiện càng sớm càng tốt nếu đoàn đông người (>50 thành viên) đặc biệt vào mua du lịch khoảng tháng 5,6,7,8 thì phải lên kế hoạch đặt phòng trước 3 tháng.

8. Đặt địa điểm ăn uống

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng trong một chương trình team building. Địa điểm ăn uống không chỉ là một nơi nhìn có phong cảnh đẹp, phục vụ tốt và chi phí phù hợp mà còn phải là nơi có đồ ăn ngon, chất lượng, đặc biệt là tránh tình trạng các thành viên chơi team building xong đói và mệt nhưng lượng thức ăn không đủ.

Hỏi thêm ý kiến của các thành viên trong công ty để có được sự lựa chọn yêu thích nhất. Kinh nghiệm của bước này là hãy liên hệ sớm với nơi ăn uống và hỏi họ về thực đơn hay các chương trình khuyến mãi cho nhóm người lớn hoặc các chương trình ưu đãi mà họ đang chạy. 

9. Xây dựng timeline chương trình

Sau khi hoàn tất các bước đặt xe, nơi nghỉ ngơi và đồ ăn, hãy xây dựng một khung thời gian cho chương trình du lịch team building hợp lý nhất. Từ thời gian xuất phát, thời gian ăn uống, thời gian nghỉ ngơi, thời gian biếu diễn các tiết mục văn nghệ và thời gian chơi team building. Càng chi tiết thì mọi người cũng có thể tự phân bổ hợp lý thời gian cho mình. 

10. Xây dựng kịch bản trò chơi trong chương trình team building

Tổ chức trò chơi team building theo kịch bản không phải chỉ để vui mà còn phải mang ý nghĩa và gắn kết tất cả mọi người. Càng nhiều các trò chơi trong nhà hay tổ chức các trò chơi ngoài trời hay, mới lạ và thú vị sẽ đem lại nhiều hiệu quả, sự gắn kết giữa các thành viên trong công ty.

Một chương trình  team building ngoài trời luôn có nhiều trò chơi khác nhau để người chơi tham gia. Có những trò chơi team building thiên về thể lực, có nhiều trò chơi team building thiên về sự khéo léo, một số khác lại cần vận dụng trí thông minh của người chơi. Để có được cân bằng và hài hòa các hoạt động team building, bạn cần tìm kiếm các trò chơi hợp lý, sắp xếp trò chơi dễ và khó xen kẽ nhau, tránh để người chơi mệt mỏi hay chán nản khi kết thúc chương trình.

Dụng cụ cần chuẩn bị phụ thuộc vào việc bạn chơi gì, chơi ở đâu, không gian như thế nào…

11. Bố trí lực lượng tham gia tổ chức chương trình

Về phía ban tổ chức, dự kiến cần bao nhiêu người, phân chia nhiệm vụ của từng người như thế nào. Hãy lên chi tiết công việc cho từng thành viên, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính, ai là người hỗ trợ, chi tiết công việc gồm những gì…

Trong hoạt động tổ chức du lịch team building, phải tính toán và bố trí hợp lý các thành viên công ty tham gia chương trình như thế nào. Với người tham gia thì cần phân chia đội nhóm ra sao, chênh lệch độ tuổi thế nào hay tỉ lệ nam nữ có cân bằng không.

12. Thuê ekip chụp ảnh, quay video chuyên nghiệp

Đây là bước không bắt buộc vì có thể phân công nhiệm vụ chụp ảnh cho 1 thành viên trong công ty. Tuy nhiên nếu muốn có những bức ảnh đẹp, video chuyên nghiệp và có đầy đủ thành viên thì việc thuê 1 ekip có kinh nghiệm cũng là một ý tưởng không tồi. 

Những bức ảnh đẹp chính là kết quả của một chương trình team building thành công. Lãnh đạo công ty không chỉ muốn tổ chức du lịch team building không chỉ là gắn kết, xả stress,… mà còn muốn lưu giữ những kỉ niệm cùng nhau bằng những bức hình, những thước phim. Đồng thời dùng đó làm các ấn phẩm truyền thông mạnh mẽ về sau cho chính doanh nghiệp của mình.

C. Tổng kết sau chương trình team building 

Sau khi chương trình du lịch team building kết thúc thì có 2 công việc vẫn cần làm, đó là tổng kết, rút kinh nghiệm sau khi kết thúc chương trình và nhấn mạnh vào dư âm của chương trình, khiến mọi niềm vui đọng lại cả những ngày sau nữa. Hãy tạo hiệu ứng và nhấn mạnh lại những hoạt động mà các thành viên trong công ty vừa tạo ra từ chuyến đi vừa rồi để họ thêm gắn kết với nhau.

13. Tạo album hình ảnh, video và chia sẻ rộng, truyền thông mạnh mẽ

Sau khi thuê ekip chụp ảnh và quay phim, cần lưu giữ và thiết kế những “kỉ niệm đáng nhớ” trong chương trình team building này.

Xong chương trình thì bước chia sẻ, truyền thông chính là “nút chốt”. Cần phải có một bài truyền thông về nội dung, hình ảnh để làm một tư liệu “kết quả” về chương trình ngày hôm đó. Đảm bảo rằng khi hoàn thành bài viết này “càng nhanh càng tốt” thì mọi người sẽ càng hưởng ứng nhiệt tình, điều đó chính là team building đang rất hiệu quả.

14. Xin đánh giá của những người tham gia

Hãy xin đánh giá cũng như đóng góp của những người tham gia để có thể rút ra được kinh nghiệm cho chương trình team building. Đây cũng là những lời chia sẻ, góp ý để có thể cải thiện cho những chương trình sau này tốt hơn thế.

Để có một chương trình hoàn hảo và đội ngũ chuyên nghiệp thì hãy liên hệ BI Travel qua số điện thoại 0886248000  để tư vấn và thiết kế kịch bản tổ chức du lịch team building tốt nhất.

"TRẢI NGHIỆM của KHÁCH HÀNG chính là SỨ MỆNH của BI Travel."